Taxonomy Champions
Forskere fra IVA rydder op i informationerne i en af FN's største organisationer, World Food Programme. Revurdering af informationsarkitekturen, en ny taxonomi og et Knowledge Management Center er på tegnebrættet.
Det handler om katastrofer og hungersnød, og om hvordan man effektiviserer nødhjælpsarbejdet i verdens største humanitære organisation World Food Programme (WFP), der har sit hovedsæde i Rom og lokale kontorer i mere end 80 lande. Organisationen kan gå aktivt ind med få timers varsel, når lande og befolkningsgrupper, der er udsat for naturkatastrofer, hungersnød og krigshandlinger, anmoder om hjælp.
WFPs indsats har både fokus på at levere forsyninger i form af mad og penge, men samtidig også at tilvejebringe uddannelse i, hvordan de ramte lande og befolkningsgrupper kan få hjælp og uddannelse til selv at ændre deres situation til et bedre liv. Men den store og forgrenede organisation har fået et problem. De kæmper med at holde styr på og hurtigt internt at formidle al den viden, de løbende tilvejebringer om lokale forhold, nødhjælp og logistik til kollegaer, der arbejder rundt på hele kloden. WFP har nu sat de digitale muligheder på dagsordenen.
Netværk og de helt rigtige kompetencer
Ragnhild Riis
Det hele startede med, at forskningsfuldmægtig Ragnhild Riis fra IVA via sit netværk diskuterede problemstillingen med sekretariatschef for verdensfødevareprogrammets bestyrelse Erika Jørgensen. Og så gik der ikke lang tid, før der var etableret et link til lektor Haakon Lund og lektor Susanne Ørnager, der kastede sig ud i opgaven og skabte rammerne for et forskningsprojekt, der skal skabe orden i kaos og få styr på informationerne i en kompleks international organisation.
Susanne Ørnager
Susanne Ørnager har mange års erfaring med arbejdet i Unesco, hvor hun har beskæftiget sig med analyser af globale trends inden for kommunikations- og informationsområdet og initieret projekter i relation til information and communication technology.
Information på tværs af lande og kulturer
I WFP går alting stærkt. Når der sker noget, så handler de. De engagerer løbende konsulenter til at udarbejde rapporter om situationen i truede områder over hele verden. Rapporterne bliver gemt, men bagefter kan de ikke altid finde dem igen, og i værste fald engagerer de en ny konsulent til at lave den samme rapport igen. Jeg tror faktisk, mange andre store organisationer vil kunne nikke genkendende til det samme problem, og det er jo kun flot, at WFP har erkendt det og gør noget ved det," mener Susanne Ørnager.
En af de helt store udfordringer for Susanne Ørnager og Haakon Lund er at hjælpe organisationen til at skabe et sammenhængende overblik over den centrale database i Rom og de mange lokale databaser, man har i forskellige lande. Der er behov for både koordinering og undervisning, for man kan godt være god til nødhjælpsarbejde men dårlig til information.
Helt konkret har Susanne Ørnager og Haakon Lund taget fat på organisationens informationsarkitektur og afdækket den måde, brugerne søger informationer på. Det er foregået gennem interviews med brugerne og analyser af deres søgelogs.
Haakon Lund
"Mange har implementeret Google søgemaskiner lokalt, og det har bl.a. været vores opgave at se på, hvilke konkrete forespørgsler, der bliver anvendt", forklarer Haakon Lund. "Som en del af informationsarkitekturen ser vi også på deres hjemmesider. De har etableret én portal som indgang til alle deres systemer, men sammenhængen mellem dem er både ulogisk og uoverskuelig for brugerne. Sat lidt på spidsen, så har det været lidt af en pædagogisk lækkerbisken i forhold til, hvordan man ikke skal gøre det!"
Vidensorganisering på dagsordenen i en travl hverdag
En stor udfordring i projektet er arbejdet med at afklare og rådgive organisationen i forhold til, hvor projektet skal forankres. For hensigten er at gøre dem selvhjulpne, og selv om der opbygges en hensigtsmæssig taksonomi, så skal den løbende vedligeholdes. Haakon Lund og Susanne Ørnager foreslår, at der i stedet for en biblioteksfunktion oprettes en Knowledge Management Center, der løbende kan følge med i, hvilke termer folk søger på og sikre, at de bliver fanget op af taksonomien. Sideløbende lancerer de idéen om at udpege en række "Taxonomi Champions" rundt omkring i organisationens forskellige afdelinger, der får som opgave løbende at følge, hvordan brugerne opfører sig og levere input til nye termer, der skal inkluderes i taxonomien.
Det er også vigtigt, at der løbende bliver evalueret både på alle websiderne og på hele informationsarkitekturen. Der skal med andre ord være en accept af, at det er ok at have en udgift i relation til det at evaluere, og det kan være vanskeligt i en nødhjælpsorganisation."De har etableret én portal som indgang til alle deres systemer, men sammenhængen mellem dem er både ulogisk og uoverskuelig for brugerne. Sat lidt på spidsen, så har det været lidt af en pædagogisk lækkerbisken i forhold til, hvordan man ikke skal gøre det!
– Lektor Haakon Lund
"Organisationen sætter en ære i at bruge alle sine penge ude i felten, så dét med at bruge administrative ressourcer skal virkelig begrundes," forklarer Haakon Lund. Virksomhedskulturen er ikke til smarte konsulenter, og der er en tradition for, at alle på et tidspunkt tager ud og helt konkret hjælper med på et projekt pro bono."
Som en del af projektet skal IVA også se på deres søgemaskiner og give dem råd til, hvordan de kan optimere deres søgninger og få bedre søgeresultater. Når resultaterne fra projektet skal formidles, sker det både i form af rapporter og en række workshops for nøglemedarbejdere i organisationen. Haakon Lund og Susanne Ørnager har truffet aftale med WFP om at finde en kandidatstuderende fra IVA til et internship i foråret 2014, og der arbejdes også konkret på at få etableret en erhvervs-ph.d. i samarbejde med WFP og IVA.